ADMAN営業日記（Advertising　Management　System)

広告代理店様向け販売管理システムのアップクロス　営業担当　飯尾です。

私はよく経営者様や経営企画部担当者様とお話させていただきます。
その中でいつも思うことがあります。

システムを導入していたり、システム化を検討する中で
「データの重要性」
「データを集める目的」
が抜けている場合が多く見受けられます。

広告業界でよくある営業や経営の方針決定で
人の感性で判断することや勘や経験知で判断されている場合があります。
中小の広告代理店様の場合特に多く見受けられる傾向です。

話の中で
・最近売上が落ちている。
・昔と比べてクライアントからの仕事が減った。
・昨年より多く出稿してもらってる。
・あのクライアントは景気が良くなった。

こんなお話をよく聞きます。

ただ・・・・

・売上が昨年と比べて〇％落ちている（金額で〇〇円落ちている。）
・昨年比べてA社からの仕事が〇％落ちている。（〇〇円減った）
・▲▲業界の仕事量が営業数字の〇％を占めている。
といったような数値で判断をされている会社がまだまだ少ないです。
逆に、数値で話ができる営業がそろっている会社はとても強いです。

当然、上記のように数字で話す社長様や経営管理層の方々もいらっしゃいます。
ただ、会社全体で同じ話ができる会社がとても少ないと思います。

システムが得意な事は
　・データを収集。
　・データを事実に基づいて集計/分析
することです。

せっかくデータが集まっても、分析して行動に移さないとただ集まっているだけの情報になります。
営業会議や経営会議で重要なことは、だれが見てもわかる数値を明確にして、分析結果について
議論することです。
数値というのはだれがみても同じ結果になりますので、意見が大きくぶれません。

・売上減ったんだよなあ・・・
という話だと
　①「減った」と思ってる人
　②「大幅に減った」と思っている人
　③「ちょっと減った」と思ってる人
どれも同じ「売上減ったんだよなあ・・・」で終わります。

数値化されていれば
　「昨年に比べて売上が〇〇％減った。（〇〇円減った）」というのはだれが聞いてもぶれません。
数字というのは事実ですので、そこに感性や意見が入り込む要素を減らします。

数値化して、事実を認識してからが、経験や意見をぶつける場です。
・なぜ減ったのか？
・他社に比べてどうなのか？
・他のクライアントも同じように減っているのか？
分析と仮説検証をすることで、会議の質もあがります。

システムを導入しても、経営向上や営業の数字は上がりません。
ただ、システムを利用することで、上がるための道筋を見つけることはできると私は考えてます。

広告代理店様向け販売管理システムのアップクロス　営業担当　飯尾です。

私の仕事として、

　・初回訪問⇒ご提案(見積）⇒契約(受注）⇒要件定義⇒カスタマイズ内容確定⇒本稼働⇒運用保守

と広告代理店様の販売管理システムにおいて、ひととおりの工程に関わっています。
私はプログラミングができないので、実際プログラムの作成は弊社のSEに任せます。
また要件定義⇒本稼働までは、弊社のプロジェクトマネージャーに任せることもあるので、
全て関わる場合と、要件定義まで関わる場合とご提案するお客様によってマチマチです。

競合他社の場合、営業とSEの役割を分けているスタイルが多く
　営業は
　　初回訪問⇒ご提案(見積）⇒契約(受注）
　までを営業が担当して
　SEが
　要件定義⇒カスタマイズ内容確定⇒本稼働⇒運用保守
を担当するという仕事の切り分けをしている会社が圧倒的に多いです。

どちらにもメリットとデメリットがあります。
弊社のスタイルの場合は
営業が一貫して関わることが多いため、
初回から最後までお客様の要望について営業が把握できるため、SEには開発に専念してもらうことができます。
その代り営業効率が落ちます。

分業スタイルの場合は、
営業とSEの関係性、お客様と営業、お客様とSEの関係性がうまく構築できていないと意思の疎通が
とれないデメリットがあります。
その代り、営業効率はあがります。

良し悪しがありますが、私は今のスタイルのほうがお客様とお話する時間が増えるので好きです。
分業の場合は、詳細部分を営業が理解できない状態になってしまいます。

結構いろいろなお客様で最後の工程まで関わらせていただくことが多いので、
他社の営業の方に比べて業務知識や提案の経験は深くなっているのではないかと
思っております。
特に広告代理店に関する業務パッケージを扱っている会社が世の中には少ないので
広告代理店システムについては、第一人者でありたいと思っている今日この頃です。

広告代理店様向け販売管理システムのアップクロス　営業担当　飯尾です。

弊社の取り扱っているような販売管理システムやERPシステムを導入する際に
皆様実績については真剣に入力をされます。
　・受注金額⇒売上金額⇒請求金額⇒入金金額
　・原価⇒発注金額⇒支払金額
といった実績数字についてはどの企業様でも管理されておりますが、
企業経営に必要なのは実績だけでなく見込み管理であったり先行き予測が必ず必要となります。

先行き予測で重要なのは
　・見込み受注金額、見込み原価金額
　・入金、支払の予定

の２つの数字管理が求められます。

見込みの金額は営業活動を行っている中で
　（１）継続案件で売上金額がいくら計上されるか。
　（２）継続案件で解約される案件がどれくらいあるのか？
　（３）営業活動をしている中で受注（売上）が見込める案件がどのくらいあるか？

の3点の管理が必要となってきます。
（１）については実績値を基に管理しますので、どの企業様でも管理はできていらっしゃると思いますが
（２）と（３）についてが別管理をされていたりそもそも管理をしていないケースがよくあります。
経営者としては、実績も大事ですが見込み予測をすることで、数字の着地点を見込み人員計画や
投資計画を組むので、（２）（３）の管理がとても重要になります。

また
　・入金の予定
　・支払の予定
についても企業経営においては重要な要素です。
お金の流れに関する予測においても、上記のような「見込み」での入出金の予定を確認しておくことが
とても重要となります。

特に広告代理店様では、
売上計上前の支払が発生することが多く、また支払金額も高額になることが多いので
見込み値を抑えておかないと銀行への借入が急に発生することがあるので
経理担当者様は頭を悩ませています。
見込み管理は営業だけに必要な要素ではなく会社全体で重要な要素になるわけです。

広告代理店様向け販売管理システムのアップクロス　営業担当　飯尾です。

広告代理店様の原価管理はどの会社様も悩まれる課題の１つです。
悩まれる理由にはいくつかの要素があります。

①発生する原価がどのプロジェクト、どの売上に対する原価かを把握しにくい。
　これは社内のシステムがちゃんと管理していない場合によくあるお悩みです。
　売上を管理するシステムと購買の手順がバラバラになっている場合等によく起きる現象です。
　私が訪問するお客様でも多いのが
　　・売上はエクセルで営業が管理
　　・原価は、パートナー企業（支払先）からの請求書をまって財務会計システムで処理
　といった方法をとっていると、売上と原価の紐づけができていないため、どの仕事に対しての
　原価かを把握できないというケースが多く見受けられます。

②パートナー会社に今月いくら支払えばいいのかがわからない。
　これもよくあるケースです。
　通常仕事が発生しているので、クライアントへの売上額(受注額）が決まる際にパートナー企業(支払先）
　への発注額も決まっているはずですが、この金額の報告が経理部に流れていなかったり、
　月末ギリギリまで料金が決まらない場合ケースで不明確な支払金額となります。

③月末ギリギリになってもパートナー企業からの請求書が届かない。
　これもよくあるケースです。
　パートナー企業（支払先）が月末の締め処理が遅く、翌月になっての5日や10日になってようやく
　請求書が届くような場合、社内の月末締めが遅れる傾向にあります。

④原価額（支払額）が妥当な数字かを判断できない。
　通常の物販のように、仕入額が決まる取引ではないので
　同じような仕事に見えても、10万の仕事と100万の仕事があるので、請求書に記載された金額が
　本当に払っていい金額なのか？を経理部で判断しずらく営業（もしくは購買担当）から回ってきた
　請求書で払わざるをえないといった状況がよくおこります。

⑤支払忘れが発生する。
　これは説明するまでもないですね・・・
　

といったように、みなさん同じような悩みを抱えています。

まず大切なのは、現在の社内の状況を把握することです。
　受注、売上、発注、支払、請求、入金・・・・
基本的な業務フローが現在社内でどのようになっているのか？を把握して
改善策を考えることが重要になります。
上記の業務内容は、つながっていないと必ずどこかで「漏れ」が発生します。
「漏れ」が発生するということは、企業の信頼度を失うことと、業務効率の悪化につながります。
現状分析を行い、改善することが企業の健全な経営につながっていきます。

広告代理店様向け販売管理システムのアップクロス　営業担当　飯尾です。

今日は、現在の私の仕事ではないのですが、ホテルシステムについて書いてみます。
私は今の仕事に就く前はホテルシステムの営業をしていました。
最近ご連絡をいただいた当時のお客様から「ホテルシステムについてもたまには書いて欲しい」と
要望をいただいたので、書いてみます。
ただ、私がホテル業界を離れてからすでに9年になりますので、情報が古いかもしれません。
昔のことを思い出して書いてみます。

ホテルシステムと一言でいってもいろいろなシステムがあります。
たとえば
　・HPからの予約システム
　・VOD（Video on Demand)
　等もホテルに関わるシステムです。
　メールやスケジュール管理もシステムですね。

私が担当していたのは
PMS（Property Management System）です。
PMSはホテルシステムの中でもとても重要なシステムです。
　・予約管理
　・チェックイン、チェックアウト管理
　・請求書発行（ビル）
　・顧客管理
　・売掛管理
　・PBX連携（室内電話からの課金）
　・PayTVとの連携（最近はカード式が主流ですので課金は無くなってきました。）
　・POSシステムとの連携
　・HPや各予約サイトからの予約連携
　・財務会計システムへのデータ連携
等々
ホテル業務の中核を担うシステムです。
宿泊施設には色々な形態があります。
　・ラグジュアリーホテル
　・シティホテル
　・リゾートホテル
　・ビジネスホテル
　・カプセルホテル
　・ファッションホテル（ラブホテル）
　・旅館
　・ペンション
　・民宿
等々です。
ラグジュアリーホテルやシティホテルのように宴会・婚礼も行っているホテルと
宿泊特化型のホテルがあります。
旅館やペンションは宿泊料金の考え方がホテルのような部屋売りの概念ではなく、
一泊二食や一泊朝食のような人数売りの概念になります。

さて、PMSを選ぶ際にまず自分のホテルがどの形式かをよく考える必要があります。
色々な要素がありますが、まず抑えなければならないポイントは主に3点です。

　１、料金体系
　2、締めのタイミング
　3、宿泊特化型か宴会・婚礼も実施しているか？

です。
まず
料金体系についてですが、
ラグジュアリーホテル、シティホテル、ビジネスホテルのような形式は通常
「部屋売り」です。
基本的には、部屋に料金が設定されます。
人数によって若干変更はあるものの基本的には、料金の単位は「部屋」になります。
シングル　8,000円　ダブル　10,000円　スイート　100,000円というような料金設定です。
リゾートホテルや旅館、民宿、ペンションは「人数売り」になります。
1泊2食　20,000円 1泊朝食　12,000円　素泊まり　10000円
のような料金設定になります。
最近は、部屋売りをしている旅館等もありますが、基本的にこの人数売りの概念です。
リゾートホテルの場合は混在型の場合もあります。
和室は人数料金で、シングルの洋室は部屋料金設定などの場合です。
PMSを選ぶ場合まず自分の施設の料金プランとPMSで管理できる料金があっているかどうかを
検討する必要があります。
旅館の概念のシステムはビジネスホテルには合わず、ビジネスホテルのシステムは旅館に合わないからです。
世の中には圧倒的に部屋売りタイプのＰＭＳが多いです。

次に締めのタイミングです。
ホテルの場合、「昼締め」「夜締め」の概念が存在します。
一般企業だとあまり理屈がわかりにくいと思いますが宿泊施設は日締めで売上の管理を行います。
昼締めの場合は、チェックインからチェックアウトを一日の売上で集計します。
こんなお客様がいた場合　

　・1月1日チェックイン
　・1月2日チェックイン
　・宿泊料￥10,000
・1日夕食　2,000円
・2日朝食　1,000円

この場合昼締めで売上を考えている施設の場合
チェックインチェックアウトを1日の考えで見るため
　1月1日の売上として13,000で集計します。
　実際の日付の概念でなく、半日ずれます。
夜締めの場合はその日の売上単位で見ますので、夕食・朝食はそれぞれの日付で集計します。
問題は夜締めの場合、宿泊料をチェックイン基準で集計するかチェックアウト基準で集計するかで
また集計が異なります。
この「昼締め」「夜締め」も考慮してPMSを選ぶ必要があります。
ちなみに、宴会場やレストランを併設している場合は、「夜締め」のホテルがほとんどです。
なぜなら宴会場やレストランは朝から夜で店を締めるので、ほぼ「夜締め」です。
宴会場やレストランの売上と宿泊の売上を合わせるため締め基準も合わせます。

最後に宴会・婚礼も行っているかです。
大半のPMSには宴会機能や婚礼の管理機能はありません。
宴会機能、婚礼機能も必要な場合には別々のメーカーのシステムで考えるか
宴会婚礼機能も持っているシステムを探すかの選択が必要になります。

とまずは簡単にPMSを選定する際の大きな３つのポイントについて
書きました。
またリクエストがあれば次回は私がPMSを販売していた時に疑問に思っていたことを
書いてみます。

あ・・・
ちなみに
　・ファッションホテル（ラブホテル）
の場合のみ
PMSの選定は全く異なります。
一般的なPMSを扱っているメーカーではなく
「ファッションホテル（ラブホテル）専用のシステム」の会社を探してください。
理由は
　・基本的に予約がほとんどない。（飛び込みが大半）
　・必ず宿泊を伴うわけではない（休憩が大半）
　・顧客管理がほとんどない。
からです。
たまに例外もありますが、専用のシステムを選定したほうが無難かと。